Hinweisgebersystem
Das Hinweisgebersystem der Klüh Service Management GmbH
Das Hinweisgebersystem ist Teil der Compliance-Kultur der Klüh Service Management GmbH (nachfolgend: Klüh). Compliance im Allgemeinen bedeutet für das Unternehmen mehr, als nur im Einklang mit Recht und Gesetz zu handeln. Compliance bedeutet für Klüh vielmehr, das Richtige zu tun.
Unser Ziel ist, neben der Einhaltung sämtlicher Regeln auch im Einklang mit ethischen Grundsätzen zu handeln. Wir haben begonnen risikobasierte Compliance-Management-Systeme aufzubauen, die sich an dem Geschäftsfeld jedes unserer Unternehmensbereiche ausrichten. Wir sind überzeugt, dass Compliance das sichert, was uns am wichtigsten ist, nämlich das Wohl unserer Mitarbeitenden sowie der Kunden, für die wir Dienstleistungen erbringen.
Compliance ist in unserer Unternehmenskultur verankert und leitet uns bei unserer täglichen Arbeit. Integrität, Verantwortung und Zuverlässigkeit bilden den Kern unseres Compliance-Verständnisses. Hierzu gehört auch ein korrektes und regelkonformes Verhalten, das für Klüh höchste Priorität hat. Unser Unternehmenserfolg basiert darüber hinaus auf Integrität und Regeltreue.
Damit wir diesem Anspruch gerecht werden können, ist es wichtig, von potenziellem Fehlverhalten frühzeitig zu erfahren und dieses abzustellen. Vor diesem Hintergrund haben wir unser Hinweisgebersystem eingerichtet, das der Aufdeckung und Aufklärung von betrieblichen Missständen, unternehmensschädigendem Verhalten, Wirtschaftskriminalität sowie dem Schutz unserer Mitarbeitenden, Geschäftspartner*innen und Kunden dient.
Wir nehmen jede Ihrer Meldungen ernst und gehen ihnen konsequent nach. Ein wesentlicher Grundpfeiler des Hinweisgebersystems bei Klüh ist das Prinzip eines fairen Verfahrens. Zudem garantieren wir den größtmöglichen Schutz für Hinweisgebende, Betroffene sowie die bei der Aufklärung des Hinweises beteiligten Mitarbeitenden. Druck auf Hinweisgebende und alle Personen, die dazu beitragen, richtiges Verhalten bei Klüh zu fördern, wird nicht toleriert. Für Betroffene gilt die Unschuldsvermutung, bis der Verstoß nachgewiesen ist. Die Ermittlungen erfolgen unter Einhaltung höchster Vertraulichkeit. Die Informationen werden im Rahmen eines fairen, schnellen und geschützten Prozesses bearbeitet.
Sie haben ein Anliegen oder Feedback, das eine von Klüh angebotene Dienstleistung betrifft?
Bitte wenden Sie sich bei Fragen, Feedback bzw. Beschwerden zu Dienstleistungen von Klüh an die hierfür vorgesehene Kundenbetreuung (info@klueh.de).
Wir bitten um Ihr Verständnis, dass das Hinweisgebersystem keine Kundenanliegen annehmen, bearbeiten und insbesondere nicht weiterleiten kann. Die Kundenbetreuung prüft Ihr Anliegen gerne und trifft alle erforderlichen Maßnahmen für Ihre bestmögliche Zufriedenheit.
Sie möchten einen Verstoß im Zusammenhang mit Regelungen des Datenschutzes melden?
Bei Verstößen im Zusammenhang mit den Regelungen des Datenschutzes bitten wir Sie, sich per E-Mail an datenschutz@klueh.de zu wenden.
So melden Sie potenzielles Fehlverhalten richtig:
Damit Ihre Meldung vom Compliance-Team angemessen bearbeitet und untersucht werden kann, ist es wichtig, dass sie so konkret wie möglich ist.
Hilfreich ist, wenn Sie dabei die fünf W-Fragen berücksichtigen: Wer? Was? Wann? Wie? Wo?
Alle Hinweisgeber*innen werden ermutigt, ihnen bekannte Missstände, Fehlverhalten, Gefährdungen etc. offen und direkt unter Angabe ihrer Kontaktdaten zu melden. Interne Risikokommunikation sollte grundsätzlich nicht anonym erfolgen, da dann keine Rückfragen möglich sind und das Vertrauen beeinträchtigt werden kann. Anonyme Hinweise sollten daher die Ausnahme sein.
Jeder Hinweis sollte so konkret wie möglich erfolgen. Die Hinweisgeber*innen sollten den Empfänger*innen möglichst detaillierte Informationen über den zu meldenden Sachverhalt vorlegen, sodass diese die Angelegenheit richtig einschätzen können. In diesem Zusammenhang sollten die Hintergründe, der Tathergang und der Grund der Meldung sowie Namen, Daten, Orte und sonstige Informationen benannt werden. Sofern vorhanden, sollten Dokumente vorgelegt werden. Persönliche Erfahrungen, mögliche Vorurteile oder subjektive Auffassungen sollten als solche kenntlich gemacht werden.
Jede Meldung wird vertraulich und unter Berücksichtigung der geltenden Datenschutzgesetze behandelt. Nach dem Eingang einer Meldung erfolgt durch die Stelle, die die Meldung entgegennimmt, eine erste Überprüfung der Hinweise, insbesondere, ob Beweise vorliegen, die die übermittelten Informationen bekräftigen oder widerlegen.
Ansprechpartner bei Klüh ist der Compliance Officer, der alle Hinweise entgegennimmt.
Zentrale E-Mailadresse: compliance@klueh.de.
Das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz
Mit der Einführung des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes (LkSG) hat der Gesetzgeber die Rahmenbedingungen für eine verantwortungsvolle und nachhaltige Wertschöpfung entlang der gesamten Lieferkette geschaffen.
Den Anforderungen des LkSG kommen wir als Klüh nach. Wir haben zentral ein angemessenes Risikomanagement eingerichtet und führen regelmäßig Analysen durch, um mögliche menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken zu erkennen und zu minimieren sowie etwaige Verletzungen menschenrechtsbezogener oder umweltbezogener Pflichten zu verhindern, zu beenden oder deren Ausmaß zu minimieren.
Mit Hilfe von angemessenen Präventionsmaßnahmen beugen wir zudem menschenrechtlichen und umweltbezogenen Risiken im eigenen Geschäftsbereich oder bei Zulieferern vor.
Das Beschwerdeverfahren
Um sicherzustellen, dass das LkSG in unserem eigenen Geschäftsbereich und in der Lieferkette eingehalten wird, haben wir ein Beschwerdeverfahren eingerichtet. Dort können Hinweise auf menschenrechtliche und umweltbezogene Risiken und Verletzungen abgegeben werden. Die Verfahrensordnung zum Beschwerdeverfahren finden Sie hier.
Klüh hat sich dazu entschieden ein zentrales, bei ihr als Konzernholding angesiedeltes Hinweissystem einzurichten. Dieses ist per Mail über compliance@klueh.de erreichbar.
Verantwortung
Für die Inhalte dieser Seite ist das Klüh-Compliance-Team verantwortlich. Dieses erreichen Sie ebenfalls unter compliance@klueh.de.
Stand: 12.07.2024
